Waar automatiseren vakwerk wordt

Als iemand in je organisatie veel tijd kwijt is aan terugkerende taken, dan wil je dat natuurlijk het liefst automatiseren. Vaak start men met Excel en als je daar een beetje handig mee bent kun je macro’s instellen. En ineens heb je zo wat werk bespaard. Maar wat is de volgende stap?

Hoe meer data, hoe ingewikkelder

Bij grotere organisaties met meerdere van dit soort repeterende ‘patronen’, wordt het automatiseren ervan al snel wat complexer. De macro’s van Excel bieden dan niet meer de uitkomst. Vaak circuleren er dan meerdere lijsten en tools die stukjes data verzamelen, op diverse plekken. Die data wordt dan samengevoegd door een gedreven medewerker die nog even alles recht trekt en vervolgens zorgt voor de benodigde uitvoer, bijvoorbeeld voor rapportage of facturatie. Vaak gaat dat al jaren goed zo. Maar de risico’s zijn groot…en de kansen wellicht nog groter!

Automatiseren, de logische vervolgstap

De tijd die het automatiseren van dit soort processen oplevert, voelt al snel als een verademing. Maar het inzicht dat eruit volgt is je échte winst. Dat inzicht zorgt namelijk voor een beter proces en soepele workflow. Je wordt bovendien minder afhankelijk. Want wat doe je als die collega die je altijd die handige overzichten stuurt ineens uitvalt? En als daardoor bijvoorbeeld je facturatie en dus je cashflow stil ligt. En hoe weet je dat alles 100% klopt? Hoe precies iemand ook werkt, handmatig zaken invoeren en data knippen en plakken is gewoon zeer foutgevoelig.  

Er ontstaan nieuwe openingen

Computers maken geen fouten. Computers gaan niet op vakantie. En computers zijn veel en veel sneller. Met behulp van maatwerk software kunnen we al je repeterende patronen automatiseren. Waar 1 fte wekelijks lijsten samen zit te stellen, heeft een slimme app dat in een paar seconden geregeld. En als je die stap hebt gezet, houd je tijd over. Tijd voor de volgende stap. Denk bijvoorbeeld aan een dashboard, zodat je in één oogopslag je managementinfo ziet. Vervolgens kun je dan weer kiezen om bepaalde berekeningen en tabellen te laten uitdraaien. Of je geef toegang aan stakeholders die voor hen relevante info te zien krijgen. Etc. etc. Zo bouw je in stappen (Agile Scrum) aan je eigen droomkasteel.

Interesse?

Wil je meer weten over het automatiseren van processen in jouw organisatie? Waar is winst te behalen en hoe zorgen we voor meer inzicht? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.