Goede digitale voornemens

In ons vak zien we heel vaak dezelfde problemen. Organisaties weten dat hun werk efficiënter kan, maar weten niet exact hoe. Of men is bang dat het te veel tijd en geld gaat kosten. Logisch ook. Pas achteraf ontdekt u de winst die het oplevert. We noemen een aantal pijnpunten die u vast herkent. Én we opperen enkele handige oplossingen.  

Welke pijnpunten hieronder zijn herkenbaar voor uw organisatie. Zin om daar samen in 2022 eens iets aan te doen?

1. Een trage uitwisseling van informatie:

Contracten en facturen worden steeds weer handmatig opgesteld en alles gaat per mail.
Het delen van informatie met uw klanten of leveranciers kan een stuk sneller en eenvoudiger worden gemaakt. Geen over en weer gemail meer van contracten en afspraken, maar alles automatisch. Denk bijvoorbeeld aan standaarddocumenten voor uw klanten (zoals contracten). Met een paar contractsjablonen kunt u met een handige applicatie eenvoudig alles laten voorinvullen. En met één klik op de knop kan een geautomatiseerde e-mail naar de klant worden verzonden met daarin dat contract en wat uitleg over het proces. Ook het verzenden van facturen kan zo worden geautomatiseerd. U vult alleen de variabelen in. De overige info staat al klaar en wordt automatisch aangevuld. Dat kan heel veel tijd besparen.

2. Eindeloze mails over en weer over het proces:

Elke verandering en update wordt steeds weer per mail gedeeld en aan het vorige mailtje erover toegevoegd.
Wie kent ze niet? Die replies op replies op replies. Met een slimme applicatie kunt u aanpassingen, statusupdates, opmerkingen of notities snel en realtime zichtbaar maken voor alle gebruikers. Geen gedoe meer met het verzenden van talloze update-e-mails, maar alles bij elkaar in één overzicht. Denk aan het bijhouden van de voortgang in een verkooppijplijn, het wijzigen van orderstatussen of andere terugkerende updates, meldingen of verzoeken die u naar uw collega’s of relaties moet sturen. De techniek neemt alle stappen eenvoudig voor u uit handen.

3. Lastig inzicht geven aan stakeholders/management:

Resultaten staan in losse excells of tools, waardoor stakeholders geen overzicht hebben.Het gebruik van een kant-en-klare tool of Excell-sheets kan de toegang tot informatie voor verschillende belanghebbenden beperken of bewerkbaar maken. Met een op maat gemaakte applicatie kunt u de gegevens snel filteren, bijvoorbeeld op basis van de interesses van verschillende stakeholdergroepen en deze exporteren. Dat kan zelfs vooraf al, op basis van de gebruikersrol. In dat geval zijn er helemaal geen acties nodig en ziet iedereen automatisch wat hij of zij moet zien.

4. Repetitief handmatig werk:

Work-eat-sleap-repeat. Alles wat u handmatig doet en herhaalt kan echt efficiënter. Waarschijnlijk kan elke werknemer op zijn minst een paar taken identificeren die ze herhaaldelijk uitvoeren en die tijdrovend zijn. Dat kan bijvoorbeeld het overzetten van een en dezelfde bestelling van het ene systeem naar het andere zijn. Of het kopiëren van dezelfde klantinformatie naar meerdere verschillende documentversies. Met handige koppelingen kunt u verschillende systemen met elkaar laten ‘praten’. Daarnaast kunt u het genereren van contracten laten implementeren, waarbij de gegevens slechts één keer hoeven te worden ingevoerd. Alles wordt vervolgens automatisch toegevoegd waar nodig. Dat scheelt heel veel tijd, frustratie, maar ook menselijke fouten.

Conclusie

Iedereen loopt tegen dezelfde herkenbare problemen. Innoveren en automatiseren voelt vaak als een te grote stap, maar hiervoor geldt echt: stilstaan is achteruitgang. Het gebruik van een handvol applicaties kan lastig en foutgevoelig zijn. Bovendien brengen al die applicaties onnodig veel kosten met zich mee. Dus door te innoveren bent u vaak juist helemaal niet duurder uit dan nu. Met de investering in één centrale applicatie werkt de hele organisatie veel efficiënter en bereikt u altijd meer. Het haalt de fouten uit uw werk en bespaart onnodig hoge kosten en tijd. Zo kan de focus weer daar komen te liggen waar hij hoort.

Zullen we samen eens naar uw goede voornemens kijken? Vrijblijvend rekenen we u voor wat het u op kan leveren. Neem dan contact op!