Case: innoveren & besparen!

Als er één bedrijf is dat goed weet hoe je slim kunt innoveren en kosten kunt besparen, dan is dat wel Leap, The Innovation Agency. Dagelijks helpen ze diverse bedrijven in verschillende branches aan financiering en subsidie om hun groeiplannen te realiseren. Dit keer namen ze hun eigen groeiplannen onder de loep, en schakelden onze hulp in.

Lees onder de video hoe we bij Leap in één klap veel tijd wisten te besparen. Met slimme software en handige koppelingen naar een soepele workflow. Ook iets voor jouw organisatie wellicht?

Efficiëntere processen

We zien het regelmatig. Bedrijven die wel weten dat ze efficiënter kunnen werken, maar min of meer vastzitten in bestaande systemen en processen. Er is bepaalde software en er zijn verschillende tools die allemaal plukjes data bevatten. Daarnaast zwerven er vaak nog wat Excelletjes of losse documenten rond, die op verschillende plaatsen en manieren worden bijgehouden. Op zich werkt het prima, want ‘we zijn er zo samen ingegroeid’. Maar iedereen weet dat het veel efficiënter kan.

Sneller en slimmer werken

Bij Leap hadden ze heel goed door dat de processen die ze hadden sneller en slimmer konden. Ze wisten alleen niet goed hoe. Daarom schakelden ze Soluso in. “We vinden dat bedrijven innovatief moeten zijn, dus moeten dat zelf ook zeker zijn” zegt Simon Zomerdijk, Managing consultant bij Leap. Tijdens zijn werkdag heeft hij toegang nodig tot diverse data, en in dat proces komen meerdere mensen aan bod. De data stond echter overal en het was heel vaak knip- en plakwerk van de ene plek naar de ander. Foutgevoelig en niet heel efficiënt dus. Bovendien kon je er heel weinig mee.

Een nieuwe workflow

Als eerste brachten we daarom met Leap de werkprocessen in kaart. Hoe ziet een werkdag eruit? En welke gegevens zijn er op welke moment nodig voor wie? De samenwerking was daarbij cruciaal voor een goed eindproduct. De input komt namelijk vanuit de klant. Zij weten waar ze tegen aanlopen en wat prettig werkt. Wij denken dat vervolgens verder uit en koppelen dat aan onze IT-expertise, bedrijfskundig inzicht en kennis van software. In korte sprints ontwikkelen we zo samen een heel nieuw werkproces, maar dan volledig digitaal en geautomatiseerd.

Inzage in de cijfers

De nieuwe portal werd echter niet alleen ingestoken op de dagelijkse werkprocessen. We wilden de investering zoveel mogelijk laten opleveren en keken daarom ook naar de rapportages. De vaak verouderde en statische excell-rapportages vervingen we voor één handig dashboard. Hierin heeft directie, maar ook iedere vestigingsmanager en iedere consultant voortaan real-time inzage in de actuele cijfers die voor hem/haar van belang zijn. Sturen (mede) op resultaat wordt ineens voor iedereen helder én zelfs leuk. Bovendien koppelden we de portal met Exact online, waardoor Leap af kon van hun kostbare financiële pakket met hoge consultanttarieven en voor een paar tientjes per maand hun eigen software volledig op maat heeft.

Alles in één overzicht

Over het resultaat is Simon duidelijk enthousiast: “We hebben nu onze eigen portal die alle systemen bij elkaar brengt. Eén eenvoudig systeem, waarin we al onze dagelijkse werkprocessen kunnen doen. Dat scheelt heel veel tijd en ook behoorlijk wat frustratie. Ook geen haperende Citrix-omgeving meer, maar alles volledig in de cloud met Office365, superstabiel en flexibel. Achteraf besef je dat je dit eigenlijk al veel eerder had willen doen. Mooi ook om te zien hoe het hele team helemaal enthousiast wordt van het gebruik. De software werkt nu echt vóór ons én geeft in een handig overzicht zicht op hoe we ervoor staan”.

Wil je eens sparren over jullie processen? Over de mogelijkheden die er zijn? En over de winst die er valt te behalen? Neem dan nu vrijblijvend contact op.