Thuiswerken in coronatijd

Toen in maart de coronamaatregelen werden ingevoerd, was het voor ons geen probleem om over te schakelen op ‘het werken op afstand’. Hier en daar moesten we hardware van kantoor ophalen, maar daarbij bleef het wel. Op maandagochtend stonden we dus allemaal klaar voor onze wekelijkse stand-up-meeting… maar dit keer online, vanuit huis!

Digitaliseren werd noodzaak

We merkten al snel dat lang niet iedereen zo makkelijk kon overschakelen. Ineens kreeg elke organisatie te maken met digitalisering en werken in de cloud. Bestaande offline werkprocessen konden in één keer overboord. De vertrouwde workflow op kantoor moest plaats maken voor volledige, online communicatie waar alle medewerkers vanaf elke plek bij moesten kunnen. Veel organisaties werden gedwongen te digitaliseren. Of je nou wilde of niet.

Al snel gewend

Hoewel wij vrij snel in het ritme en de gewoonte kwamen om thuis te werken, was het ook voor ons in het begin wat zoeken. Soms onduidelijk, soms spannend, vooral natuurlijk door de hele coronasituatie. Omdat (gelukkig) al onze projecten bleven doorlopen, hadden we onze handen vol. Doorwerken als vanouds dus en zorgen dat alles soepel bleef lopen.

Veel ging al online

Echte uitdagingen met betrekking tot het gebruik van onze tools waren er niet. Alles wat we gebruiken is cloud- of webbased, dus om te kunnen werken is alleen een goede pc, internetverbinding en toegang tot onze passwordmanager voldoende. Nóg meer dan ooit ontdekten we de voordelen van ons eigen gebouwde projectmanagementplatform Falcon, waarop we de voortgang van onze projecten bijhouden, tijd registreren, etc. Alles wat we nodig hadden stond daarin en alles is aan elkaar gekoppeld.

Uitdagingen

De communicatie met klanten werd natuurlijk wel anders, maar ook dit leverde gelukkig weinig problemen op. Immers, iedereen zat in hetzelfde schuitje van zoom-meetings en telefonisch overleg. Toch waren er wel aspecten die enigszins uitdagend waren. Zo hebben we twee nieuwe collega’s mogen verwelkomen. Dat voelde niet helemaal lekker. Want hoe leer je elkaar kennen en raak je ingewerkt in een team, terwijl iedereen thuis zit? We zijn een hecht team, waarbij juist de onderlinge interactie heel belangrijk is.  Eén van de nieuwelingen liep al stage bij ons voordat ‘de wereld brak’, dus dat ging redelijk soepel. Bij de andere nieuwe collega kozen we er toch voor om (na enkele maanden thuiswerken) een fysieke bijeenkomst te houden. Coronaproof uiteraard, maar wij vonden het voor een goede onboarding wel noodzakelijk om elkaar in real-life te zien, voordat we (online) zouden gaan samenwerken.

Blijven communiceren

Een andere, meer opvallende zorg was hoe de communicatie zó moest worden geregeld dat iedereen op de hoogte was van alles wat er loopt. Op kantoor was dat geen probleem. Ons werk is echt teamwerk. Daarbij is snel schakelen en direct contact heel belangrijk. Het ‘even bij een ander bureau aanschuiven’ zat er alleen niet meer in. Om te voorkomen dat er iets over het hoofd werd gezien, hadden we al snel meer korte calls en chats om de voortgang te bespreken. In de vaste ochtend stand-ups bespraken we per project of iemand wat moest delen. Hoewel dit digitaal ook werd gedaan, bleef die persoonlijke communicatie daarin toch heel belangrijk!

Thuis versus kantoor

Zowel thuiswerken als op kantoor heeft voor- en nadelen. Dit hebben we nu ook zelf mogen ervaren. Als je thuis aan het werk bent, word je natuurlijk minder afgeleid door de vaste kantoorgeluiden. Maar vanuit huis werken is een stuk afstandelijker en je mist gewoon de aanwezigheid van je collega's. Af en toe kletsen op kantoor bij het koffieapparaat over onderwerpen die niets met het werk te maken hebben draagt bij aan het teamgevoel. Dat gebeurt toch minder tijdens een telefoongesprek.

Conclusie

Is thuiswerken nou beter dan werken op kantoor of toch niet? Dit is natuurlijk erg subjectief en hangt van nogal wat factoren af, zoals bijvoorbeeld teamgrootte. Wij geven in ieder geval toch liever de voorkeur aan een offline gesprek met elkaar. Dit maakt het makkelijker om problemen op te lossen, te brainstormen of elkaar te helpen. Maar het blijft een must om overal online goed bij te kunnen en inzage in te hebben. Voor mij als projectmanager is het vooral belangrijk dat iedereen op de hoogte is van de voortgang van het project, eventuele updates, vereisten, etc. Het was dus heel fijn dat onze software en processen hierop zijn ingericht. Kortom: een combi van online en offline werken lijkt mij dan ook het meest ideaal. De zekerheid, snelheid en automatische handelingen van systemen gekoppeld aan persoonlijke gesprekken en sociaal contact!

Hoe ervaar jij samenwerken op afstand?

Hoe sta jij erin? Wil je eens sparren over digitalisering, automatisering of werken in de cloud. Of wil je eens zien hoe wij in Falcon onze processen hebben gedigitaliseerd? Wij spreken graag af. Online of (nog liever) fysiek zodra dat weer kan!