Ga je voor maatwerk of kant-en-klare software?

Op de markt zijn ontzettend veel kant en klare softwarepakketten beschikbaar. Voor alle wensen en processen is er wel een tool of pakket te vinden. Vaak zelfs in meer varianten. Maar welke sluit aan bij jullie bedrijf? En doet het dan wat je hoopt dat het doet? In deze blog van Leander lees je waarom het interessant kan zijn om te investeren in maatwerk in plaats van in tools als Hubspot, Exact en Monday. Zeker als je blijft denken in oplossingen!

Kant-en-(toch-net-niet-helemaal)-klaar

Kant-en-klaar-pakketten komen er zoals gezegd in heel veel maten en soorten. Deze pakketten worden voor een breed publiek gemaakt, om zoveel mogelijk gebruikers te bedienen én werven. De pakketten hebben dan ook vaak erg veel features om aan ieders wensen te voldoen. Dat kan fijn zijn, maar maakt het soms ook juist complex. Bovendien blijken er vaak net wat onderdelen te missen, waardoor een tweede softwarepakket in gebruik moet worden genomen.  

Software op maat

Wanneer je je eigen software laat ontwikkelen is dat anders. Je kunt alles naar eigen wens inrichten, volledig ingericht op jullie processen. Je hebt dus geen tweede (en derde?) tool/pakket nodig. Je koopt alleen de features die ook echt gebruikt worden en waarin al jouw specifieke wensen kunnen worden verwerkt. Zo’n innovatiestap is enerzijds vaak een hogere investering. Anderzijds kunnen bestaande pakketdiensten worden stopgezet en ben je veel flexibeler.

Een voorbeeld: Hubspotmigratie

Onlangs hebben we voor één van onze klanten een applicatie ontwikkeld die meerdere applicaties vervangt. Waar men voorheen gegevens met de hand kopieerde vanuit Hubspot (een tool gericht op marketing, sales en service) in andere applicaties, zit alles nu gebundeld in één handige, overzichtelijke tool. Daarin wordt alle data automatisch overgenomen op de juiste plekken. Het gebruik van Hubspot en de bijbehorende abonnementskosten zijn met onze applicatie overbodig gemaakt.

Hoe zit dat met de data?

Terechte vraag! Overstappen naar een nieuwe applicatie is niet altijd een eenvoudige stap. In de ‘oude’ applicatie is over de jaren heen een grote hoeveelheid data verzameld die niet zomaar verloren mag gaan. Gelukkig hebben wij ook hier een oplossing voor. Met behulp van een extra stukje software kan alle relevante informatie uit de vorige applicatie worden overgenomen in onze nieuwe applicatie.

Alles automatisch overgezet…

Veel van de kant en klare softwarepakketten bieden een ‘API’ aan. Met deze API kunnen wij alle data opvragen en verwerken. In het geval van Hubspot was er ook een API aanwezig. Om alle data te verwerken hebben we een script toegevoegd aan de nieuwe applicatie. Dit script is vervolgens eenmalig uitgevoerd, waarbij alle bestaande gegevens zijn opgehaald en omgezet naar een formaat waar de nieuwe applicatie mee overweg kan.

…en automatisch gecontroleerd

Vervolgens is het resultaat bekeken en aan de hand van de bevindingen is een tweede script gemaakt om enkele oneffenheden glad te strijken. Zo waren enkele gegevens bijvoorbeeld in tweevoud in de nieuwe applicatie zichtbaar, omdat deze eerder al handmatig in de nieuwe applicatie waren ingevoerd. Met behulp van het tweede script zijn al deze duplicaten opgezocht en samengevoegd op een dusdanige manier dat ook hier geen data verloren zou gaan.

Conclusie

Hoewel maatwerk vaak een grote stap lijkt, raden wij het toch al snel aan wanneer je wilt gaan voor de lange termijn. Het geeft je veel meer flexibiliteit en de kosten verdien je vaak snel terug door efficiency en de inzichten die je krijgt. En heel belangrijk: de bezwaren die er vaak zijn, zijn bijna altijd wel te overwinnen. Inmiddels wordt er, door een tevreden klant, dagelijks gebruik gemaakt van onze nieuwe applicatie en de geïmporteerde data. Door de kansen te zien. En door samen te denken in oplossingen!

Wil je meer weten?

Overweeg je zelf een kant-en-klaar-pakket? Gebruik je nu Hubspot, maar wil je meer kunnen? Of loop je met andere tools tegen beperkingen aan? Leg je situatie dan gewoon eens voor bij Leander, gewoon vrijblijvend. Je weet dan al snel of het zinvol kan zijn om software op maat te laten maken. En misschien is er wel een handige combinatie mogelijk…